Câu nói “Tôi không biết”, sẽ giết chết bạn đấy!

No comments

“Tôi không chắc mình là người có câu trả lời chính xác và đầy đủ nhất” – Hồi đáp bằng câu trả lời như trên và đừng quên gợi ý, hướng dẫn cho người hỏi “nhân vật” nào có thể giúp
Vấn đề trao đổi thông tin giữa đồng nghiệp là hành động tương tác diễn ra thường xuyên tại môi trường công sở. Hàng ngày, bạn có thể nhận được vô số yêu cầu, thắc mắc mà trong số đó chắc chắn bạn không thể có câu trả lời cho tất cả.
Tuy nhiên, trả lời: “Tôi không biết” cho tất cả các câu hỏi bạn không có đáp án thật sự không phải là một ý kiến hay! Điều này có thể gây cho người hỏi cảm giác khó chịu và tạo nên hình ảnh thiếu chuyên nghiệp, vụng về trong cách giải quyết vấn đề cho bản thân người được hỏi.

Làm thế nào để xử lý vấn đề này thật khôn khéo và không khiến cho hình ảnh cá nhân trở nên thấp bé trong mắt lãnh đạo, đồng nghiệp? Cùng tìm hiểu các phương pháp dưới đây để củng cố thêm kỹ năng giao tiếp, xoay chuyển tình huống… con đường thăng tiến, cánh cửa dẫn lỗi thành công cũng vì thế mà sẽ rộng mở hơn rất nhiều.
Khi được hỏi về vấn đề không thuộc chuyên môn
Bạn đã bao giờ nhận được những câu hỏi không liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách? Sự thật là không phải đối với bất cứ câu hỏi nào, bạn đều có khả năng cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết (dù đó là thông tin về công ty hay phòng ban nơi bạn đang công tác). Một kế toán tiền lương không thể hiểu hết công việc của một kế toán tổng hợp – mỗi cá nhân chỉ có thể nắm rõ kiến thức về công việc của chính họ. Vì vậy không có gì lạ khi bạn không thể trả lời các câu hỏi dạng này.

Vậy câu trả lời nào sẽ đem đến cảm giác hài lòng đồng thời giữ được hình ảnh chuyên nghiệp của bạn trong mắt đồng nghiệp?
“Tôi không chắc mình là người có câu trả lời chính xác và đầy đủ nhất” – Hồi đáp bằng câu trả lời như trên và đừng quên gợi ý, hướng dẫn cho người hỏi “nhân vật” nào có thể giúp họ giải đáp vấn đề được hỏi hiệu quả hơn bạn. Câu nói này đồng thời cũng giúp ích trong trường hợp bạn hoàn toàn nắm rõ lời giải đáp nhưng thật sự không chắc liệu mình có được phép tiết lộ hay không. Cụ thể như đây chỉ là thông tin bạn vô tình nghe được, quả thật sẽ rất phiền phức khi tiết lộ một thông tin không được công bố rộng rãi. Hơn thế nữa, khi bạn biết đây là một trong những vấn đề nhạy cảm không nên tùy tiện bàn đến, lúc này, câu trả lời trên sẽ là “cứu cánh” giúp bạn thoát khỏi tình huống khó xử.
Những câu hỏi mà bạn phải là người biết câu trả lời
Cột mốc cuối tháng lại đến, bạn đang “đầu bù tóc rối” giữa hỗn độn các khảo sát, báo cáo…Đầu óc bạn có thể trở nên trống rỗng, trí não tạm thời “đình công” và dường như không thể trả lời cả những câu hỏi liên quan trực tiếp đến trách nhiệm công việc mình đang đảm nhận.

Trong tình huống khi được hỏi về tiến độ của chiến dịch quảng cáo mà chính bạn đang phụ trách nhưng lúc này đây bạn thật sự cần thêm thời gian tổng hợp các thông tin cần thiết để trả lời được câu hỏi một cách thuyết phục. Thay cho “Tôi không biết” – Hãy sử dụng câu: “Tôi đang nghiên cứu/tìm hiểu về vấn đề này”
Cách trả lời trên sẽ khiến người hỏi – rất có thể là quản lý, khách hàng v.v… cảm thấy bạn hiện đang nỗ lực, tập trung vào công việc và sẽ sớm giải đáp được thắc mắc mà họ đưa ra. Để thêm phần thuyết phục, hãy thông báo với họ bạn sẽ gửi email kèm theo những số liệu chính xác, cụ thể như: “Số liệu ban đầu cho thấy tình hình hiện vẫn rất ổn định, tuy nhiên tôi đang cần thêm những con số cụ thể hơn. Tôi sẽ gửi cho mọi người câu trả lời chính xác vào cuối tuần này.”
Bằng cách đưa ra dự đoán ban đầu như trên bạn có thể thể hiện cho mọi người khả năng làm chủ tình hình, theo sát công việc; tuy nhiên cần chắc chắn dự đoán của mình gần như đi đúng hướng để tránh ảnh hưởng đến uy tín cá nhân về sau.